CSV- és Excel-import az Árfigyelőbe: így előzd meg az adathibákat

Attól, hogy sikerült feltölteni a terméklistát, az adatai még lehetnek hibásak. Rossz ár kerülhet egy termék mellé, eltűnhet a cikkszám elejéről a nulla, és ugyanaz a változat két sorban is megjelenhet. Ha ezekre csak az árváltozások vizsgálatakor derül fény, az addigi összehasonlításokat is újra kell nézned. Érdemes a hibákat már a forrásfájlban megkeresni.

Az előkészítés legyen megismételhető, akár másik kolléga számára is. Őrizd meg az eredeti exportot, dolgozz másolaton, és jegyezd fel, mit javítottál. Az alábbi oszlopjavaslatokat az előkészítő táblázatodhoz használhatod; feltöltéskor a célalkalmazásban támogatott mezőkhöz rendeld a megfelelő adatokat.

Az eredeti exportot őrizd meg változatlanul

A webshopból kapott fájlt őrizd meg változatlanul, dátummal ellátott néven. Készíts róla munkapéldányt, és a tisztítást azon végezd. Jegyezd fel, milyen termékkört és milyen ártípust exportáltál. Ha később kérdéses egy sor, az eredeti állományhoz visszatérve megállapítható, hogy a hiba már ott megvolt-e, vagy a szerkesztés során keletkezett.

Az oszlopnevek mondják meg, mi van a cellákban. A „saját ár” fejléc mellett legyen egyértelmű a pénznem és a nettó vagy bruttó alap. A terméknév, a belső azonosító és a forrásoldal címe külön oszlopba kerüljön. Ha többféle adatot írsz egy cellába, később nehezebb lesz a megfelelő importmezőhöz rendelni.

Használj egy fejlécsort, majd soronként egy termékváltozatot. A megjegyzések, összesítések és egyesített cellák kerüljenek külön kísérő munkalapra. Mentés előtt nézd meg, melyik lapot vagy adattartományt fogod importálni. Attól, hogy Excelben éppen a megfelelő lapot látod, a feltöltés még más adatot is feldolgozhat, ha eltérően választottad ki a forrást.

A cikkszámot szövegként olvasd be

A cikkszám akkor is azonosító, ha csak számjegyekből áll. A „00127” és a „127” a saját nyilvántartásodban eltérő jelölés lehet. Ha a táblázatkezelő automatikusan számmá alakítja az elsőt, az eredeti alak elveszhet. Ez különösen kellemetlen, amikor a későbbi összevetés vagy kézi visszakeresés pontos egyezésre támaszkodik.

A Microsoft Excel dokumentációja külön tárgyalja a vezető nullák eltávolítását és a hosszú számsorok automatikus átalakítását. Az azonosító jellegű adatokat ezért már a beolvasáskor szövegként kezeld. Egy utólag beállított megjelenítési forma nem pótolja megbízhatóan a korábban elvesztett eredeti adatot.

Minden új exportban tartsd meg a termék stabil azonosítóját. Így egy névváltoztatás után is visszakereshető, melyik termékről van szó. Új kiszereléshez vagy valóban új változathoz külön sor tartozzon. Két azonosítót akkor vonj össze, ha ellenőrizted, hogy ugyanazt jelölik; a hasonló név ehhez kevés.

Ellenőrizd a tizedesjelet és az oszlopok elválasztását

A CSV olvasható szöveges állomány, amelynek értelmezéséhez az elválasztási és adatkezelési beállítások is számítanak. A Microsoft importálási útmutatója szerint közvetlen megnyitáskor az Excel az aktuális alapértelmezett adatbeállítások alapján értelmezi az oszlopokat. Az irányított szöveges import több ellenőrzési lehetőséget ad az oszlopok átalakításához.

Az ármező minden sorában azonos formátumot használj. A pénznemet az előkészítő táblában lehetőleg külön kezeld, és ellenőrizd, milyen számformátumot vár az importáló felület. A szóközzel tagolt ezresek, a tizedesvessző és a tizedespont keveredése hibás összeget eredményezhet. Az előnézetben néhány ismert árat számjegyről számjegyre vess össze az eredetivel.

A forrásoldalaknál a teljes címet ellenőrizd, ne csak a cellában látható rövid feliratot. A hivatkozás mögötti cél és a megjelenített szöveg eltérhet. Az ékezetes termékneveknél is nézd meg, jól jelentek-e meg a karakterek. Egy felismerhető, de sérült név később a keresésnél és a kézi azonosításnál okozhat további munkát.

Az ismétlődő sorokat vizsgáld meg törlés előtt

Ismétlődhet a cikkszám, a terméknév vagy a forráscím. Mindegyik mást jelezhet. Két azonos nevű sorhoz tartozhat két külön méret; ugyanaz a termék pedig kis néveltéréssel kétszer is bekerülhetett. A duplikátumkeresés eredményét ellenőrzendő listaként kezeld. Törlés előtt döntsd el, valóban ugyanazt a megvásárolható változatot találtad-e meg kétszer.

Ha ugyanahhoz az azonosítóhoz két külön ár tartozik, keresd meg az okát az eredeti exportban. Lehet eltérő ármező, más időpont vagy egy elavult sor. Ne válaszd automatikusan az alacsonyabb vagy az utolsóként szereplő összeget. Előbb rögzítsd, melyik adatot kell az adott importban használni, és mi alapján döntöttél.

A javítás során tarts rövid hibajegyzéket. Elég a sor azonosítója, a probléma típusa és a választott megoldás. Ha több tucat eset ugyanarra az exportálási hibára vezethető vissza, az alapfolyamatot javítsd meg. A kézzel megtisztított egyszeri fájl mellett különben minden következő exporttal visszaérkezhet ugyanaz a probléma.

Példa: négy hibás sor egy harminctermékes fájlban

Egy kitalált, harminc terméksort tartalmazó fájlban a „00127” cikkszám „127” formában jelenik meg. Két másik sor ugyanahhoz a termékhez tartozik, de eltérő saját árat mutat. Egy negyedik sornál a forráscím a termék helyett a kategóriára vezet. A fájl mindezek ellenére megnyitható, és első pillantásra rendezettnek tűnik.

Az ellenőrzés első körében az azonosítót az eredeti exportból állítod helyre. Az ismétlődő terméknél megnézed, melyik ármező és időpont a helyes. A kategóriacímet az ellenőrzött termékoldalra cseréled. A javítások után újra megszámolod a ténylegesen feltöltendő sorokat, és felírod, hány terméknek kell megjelennie a célrendszerben.

Mindegyik hibához más javítás kellett. Az összes ismétlődő sor törlése vagy valamennyi ármező újraformázása több problémát érintetlenül hagyna. Az import előtti ellenőrzésnél ezért négy külön kérdésre válaszolj: helyesek az azonosítók, jók az árak, indokoltak az ismétlődő sorok, és a megfelelő termékhez vezetnek a forráscímek?

A feltöltés után is ellenőrizd a tartalmat

A DG Árfigyelő Excel- és CSV-importjánál az előnézetben ellenőrizheted az adatokat és az oszlopok hozzárendelését. Elsőre olyan kisebb termékcsoportot tölts fel, amelyet utána kézzel végig tudsz nézni. A kísérő megjegyzéseket tartsd meg a munkafájlban, a felületen pedig a megfelelő termékadatokat rendeld össze.

Feltöltés után vesd össze a várt és megjelent termékszámot. Nézd meg néhány könnyen felismerhető termék nevét, árát és kapcsolt forrását, majd külön ellenőrizd a korábban problémás sorokat. Ha eltérést találsz, állítsd meg a további nagyobb feltöltést, és keresd meg az okát. A hibás adatokra épülő mérés csak újabb tisztítási munkát jelentene.

A következő importhoz őrizd meg az oszlopok leírását, a bevált beállításokat és az ellenőrzés sorrendjét. Így másik kolléga is ugyanúgy el tudja végezni a frissítést. Akkor tekintsétek késznek a munkát, amikor a megfelelő számú termék jelenik meg, helyesek a fontos mezők, és a kapcsolt források egyértelműen visszakereshetők.